Finalizar la relación laboral con un colaborador puede ser complicado en cuanto a gestión de tiempo para el cálculo y pago de las prestaciones que estipula la ley. Es posible que durante este proceso haya situaciones estresantes, particularmente considerando que la ley estipula que el pago se realice el día que se concluye la relación laboral. Es por eso que debe tener presente todos los pagos a calcular como patrono. Para que su empresa mantenga registros de nómina actualizados y los informe al organismo gubernamental correspondiente, debe asegurarse de que cumplan con los requisitos. Incluso si usted tiene mucha experiencia, esto puede ser tardado, pero estas pautas de cálculos de planilla pueden al menos darle una ventaja. En esta nota le indicamos, según la legislación laboral de Costa Rica, qué es lo que debe considerar al momento de calcular la cesantía, el aguinaldo, las vacaciones y el preaviso. ÍNDICE DE CONTENIDO¿Qué debe tener en cuenta antes de calcular las cesantías de un colaborador?
La cesantía se trata de un seguro que debe pagar a su empleado cuando culmina su relación laboral con la empresa. Esta funciona como una especie de respaldo económico que tendrá el ex empleado mientras encuentra otro trabajo. Existe alguna documentación que debe tener lista antes de realizar este cálculo.
- Procure tener a mano toda la información correspondiente.
Para estos casos es necesario contar con el monto de los salarios brutos de los últimos seis meses, así como los días de vacaciones que el colaborador no tomó y tiene pendientes. - Establezca el motivo por el que el empleado abandonó la empresa.
Según la legislación costarricense, hay diferentes formas de proceder después de que un empleado deja la empresa. Si la salida de un colaborador ocurre a través de una renuncia o un despido sin responsabilidad patronal (despido con justa causa), le corresponde solamente el pago de vacaciones y aguinaldo.
Sin embargo, si fue despedido con responsabilidad patronal (despido sin justa causa), le corresponde el pago de vacaciones, aguinaldo, preaviso y cesantía. - Determine con exactitud el tiempo que la persona laboró para la empresa.
Si no recuerda el día exacto en que se contrató al colaborador, puede auxiliarse en el área administrativa o de Recursos Humanos (RRHH) para tener este dato. En caso de que su empresa no cuente con un departamento como tal, puede consultar a través de registros o documentos de contrato para obtener la fecha exacta. - Tenga presente estas consideraciones para la liquidación.
Si la persona laboró en la empresa por menos de tres meses, no importa el motivo de salida, el cálculo de la liquidación laboral tomará en cuenta vacaciones y aguinaldo; pero si trabajó más de seis meses en la compañía, el cálculo de la liquidación se hará tomando en cuenta solamente el motivo de salida.
Cálculo de cesantía en Costa Rica paso a paso
En comparación con otros tipos de cálculo, el cálculo de cesantía es un poco más detallado. Dependiendo del país, el gobierno establece parámetros únicos para este cálculo. Esta es una descripción paso a paso de la fórmula de cesantía que se utiliza en Costa Rica.
Paso 1: determine cuánto tiempo el empleado laboró en la empresa
- Si su colaborador trabajó en su empresa por menos de tres meses, no le corresponde pago de cesantía.
- Si trabajó de tres a seis meses en la empresa, la cesantía será equivalente a 7 días de salario.
- Si trabajó un periodo comprendido entre seis meses y menos de un año, le corresponde el equivalente a 14 días de salario.
Si el período laboral supera el año, puede utilizar esta tabla como guía:
1 año laborado | 19,5 días de salario |
2 años laborados | 20 días de salario |
3 años laborados | 20, 5 días de salario |
4 años laborados | 21 días de salario |
5 años laborados | 21,5 días de salario |
6 años laborados | 22 días de salario |
7 años laborados | 22 días de salario |
8 años laborados | 22 días de salario |
Es necesario destacar que, según la ley el tope de pago de cesantía en Costa Rica es de 8 años. Por lo que, si su empleado laboró durante 10, 15 o 20 años en la empresa, solamente deberá pagar lo equivalente a los últimos 8 años de trabajo.
Paso 2: realice el cálculo del salario por día
- Para el cálculo del salario promedio por día, tome en cuenta el promedio de todos los salarios ordinarios y extraordinarios devengados por el trabajador.
- Los salarios se suman y se dividen entre la cantidad de tiempo en meses de vigencia del contrato para obtener el monto mensual.
- En el caso de los trabajadores con pagos mensuales, el monto se divide entre 30 días.
- En el caso de trabajadores con pago semanal (excepto comercio), el monto mensual se divide entre 26 días.
Paso 3: Realice el cálculo de cesantía
Una vez habiendo determinado estos dos factores anteriores, tome el salario promedio diario y multiplíquelo por la cantidad de días que correspondan según la tabla. El monto resultante es el pago que usted debe realizar por cesantía a su ex empleado.
Paso 4: Consideraciones
A la cesantía no se aplica ninguna deducción por cotizaciones a la seguridad social. Además, no se cuenta el tiempo en que el empleado haya tenido incapacidad por enfermedad.
Si este fuera el caso, debe realizar el cálculo solamente de los salarios devengados durante el periodo previo o posterior a la incapacidad, para completar los meses efectivos de trabajo. En cambio, en los casos de licencia por maternidad, los cuatro meses de esta sí se incluyen al realizar el cálculo.
Cálculos de aguinaldo, vacaciones y preaviso en caso de que necesite calcular la liquidación
La liquidación se trata del derecho al pago de los beneficios devengados junto con sus salarios adeudados cuando un trabajador renuncia o es despedido. El valor de esta, como se indicó anteriormente, no solo depende del salario, sino también del motivo por el cual el empleado deja la empresa y su antigüedad en la misma. A continuación se brindan los pasos a seguir para el cálculo de los conceptos que componen este pago.
Cálculo de aguinaldo
Este cálculo es muy sencillo y no le tomará mucho tiempo.
Paso 1: Sume todos los salarios que recibió desde el 01 de diciembre del año anterior, hasta la fecha de salida.
Paso 2: divida entre 12 la cantidad sumada.
El monto resultante es el que usted debe incluir en el pago de liquidación.
Cálculo de vacaciones
De acuerdo con la legislación laboral, después de trabajar durante 50 semanas, o sea un año, deben otorgarse al colaborador dos semanas de vacaciones, es decir, 14 días en total. Al retirar los domingos resultan 12 días; un día por mes.
Consideraciones sobre el cálculo de las vacaciones:
- Si el colaborador sale de la empresa después de siete meses de trabajo y durante ese tiempo no tuvo vacaciones, estará obligado a pagarle esos días de vacaciones.
- Si el colaborador concluye relaciones laborales después de 7 meses, sume el salario que pagó durante ese tiempo y divídalo entre siete. El propósito es sacar el salario promedio mensual para luego calcular el salario promedio al día. Para esto, divida el total del salario mensual entre 30.
Finalmente, simplemente multiplique el salario promedio diario por la cantidad de días de vacaciones que el colaborador dejó pendientes. La cantidad resultante es el monto que debe incluir en el pago de la liquidación.
Preaviso
Como último paso, deberá calcular el pago del preaviso. ¿De qué se trata? Es el tiempo que se debe otorgar al trabajador para que encuentre un nuevo empleo después del despido. En el caso de una renuncia, se trata del tiempo que el empleado concede a su jefe para que encuentre un sustituto.
Según las legislaturas laborales, después de haber sido despedido, el empleado tiene derecho a un día libre a la semana. El propósito es que tenga tiempo para buscar posibles trabajos y asistir a entrevistas laborales.
Entonces, para saber cómo se calcula el preaviso se debe tener presente lo siguiente:
- Si el empleado trabajó menos de tres meses en la empresa, no hay obligación de preaviso. Si trabajó de tres a seis meses, el preaviso es de una semana; si el tiempo laboral fue de seis meses a un año, debe haber 15 días de preaviso. Y por último, si trabajó más de un año, el preaviso es de un mes.
- Pueden haber excepciones. Si la persona laboró durante cuatro años en su empresa, el preaviso que le corresponde es de un mes; pero si usted le pide que abandone inmediatamente el centro laboral sin permitirle que continúe su trabajo durante ese mes, le obligará a usted a agregar a la liquidación del trabajador el pago de esos días adicionales.
Para calcular el dinero que pagaría en caso de no realizar el preaviso, multiplique el salario diario por la cantidad de días que corresponden según el tiempo que laboró en la empresa.
Aunque pueden tomar bastante tiempo, es importante realizar estos procedimientos para que la gestión de su negocio goce de un buen estado legal, administrativo y financiero. La buena noticia es que estas tareas pueden efectuarse más fácilmente con un software de planilla para la administración de Recursos Humanos.
Un software de planilla cuenta con funcionalidades como generación de cálculos a futuro, incluyendo las vacaciones y cesantías, ahorrándole el tiempo que invierte en estos. Además, por medio de este sistema usted puede centralizar toda la información de su relación laboral con cada uno de los empleados, facilitando así el acceso a todos los datos necesarios para completar todos los conceptos de pago.
Por eso, si le interesa conocer cómo mejorar sus procesos por medio de un sistema de nómina automatizada, le invitamos a que conozca cómo funciona el plan de Recursos Humanos de QUPOS. Obtenga una visión general de las funciones de este software en nuestro video demostrativo.
