La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration regroupant la plupart des déclarations sociales et d’évènements de l’entreprise. Elle vise à simplifier le processus déclaratif des employeurs en le fiabilisant et le sécurisant.
La déclaration sociale nominative est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour chaque salarié ou assimilé affilié au Régime général de la Sécurité sociale. Depuis le 1er janvier 2019, la DSN est désormais considérée comme le seul canal de transmission des données par défaut pour tous les employeurs du secteur privé.
Définition de la déclaration sociale nominative (DSN)
La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration sociale unique, mensuelle et dématérialisée qui a remplacé la majorité des déclarations sociales adressées par les employeurs aux différents organismes de Sécurité sociale.
Chaque mois, à l’issue de la paie, l’employeur effectue sa DSN sur le site internet de Net-entreprises. La déclaration est ensuite transférée à chacun des organismes concernés (CNAV, CNAM, MSA, France Travail, URSSAF…).
Il est à noter que la DSN sert également au signalement d’évènements liés à la vie et au fonctionnement de l’entreprise tel que:
- Un arrêt de travail
- Une reprise anticipée de travail
- Une fin de contrat de travail
- La déclaration d'obligation d'emploi des travailleurs handicapés
- La déclaration du temps partiel thérapeutique (depuis le 1er septembre 2022)
Les objectifs de la déclaration sociale nominative
L’objectif principal de la déclaration sociale nominative est de simplifier les formalités sociales des employeurs (ou leurs mandataires) mais aussi de réduire les risques d’erreurs en sécurisant et fiabilisant les déclarations sociales notamment grâce à la dématérialisation et la mensualisation systématique de la déclaration. Ainsi:
- Pour l’employeur, cela constitue un gain de temps et moins de risque de contentieux avec les salariés comme avec les organismes de protection sociale.
- Pour les salariés, cela permet d’éviter des pertes de droits à prestations sociales liées à une erreur dans une déclaration ou une fraude de l’employeur. D'ailleurs, sur ce point, depuis le 1er janvier 2024, le montant net social doit être déclaré via DSN. Le «montant net social» correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux rendus obligatoires par la loi. Il sert au calcul du RSA et de la prime d’activité;
- Pour les organismes de protection sociale, la DSN va permettre d’optimiser les procédures et de lutter plus facilement contre la fraude aux cotisations sociales.
Qui est concerné par la déclaration sociale nominative (DSN)?
Sont concernées par la déclaration sociale nominative l’ensemble des entreprises du secteur privé (sauf cas particuliers).
Quelles sont les entreprises concernées par la DSN?
Les entreprises concernées par la DSN sont les entreprises du secteur privé du régime général ou agricole, association ou organisation qui emploient des salariés doivent remplir une DSN.
La DSN a remplacé les documents suivants: déclarations des mouvements de main d’œuvre (DMMO), enquêtes sur les mouvements de main d’œuvre (EMMO), formulaires de radiation auprès des institutions de prévoyance, assurances, mutuelles pour les contrats de complémentaires santé et de prévoyance, attestation employeur (AE), attestation de salaires pour le versem*nt des indemnités journalières, déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf, bordereau récapitulatif des cotisations versées Urssaf, tableau récapitulatif annuel (TRA) Urssaf, relevé mensuel des contrats de mission (RMM).
Quelles sont les entreprises exclues de la DSN?
Certaines entreprises sont exclues de la DSN ; il s’agit des:
- Particuliers employeurs;
- Entreprises monégasques, des collectivités d'outre-mer, de Mayotte et de la Polynésie française (seule la métropole et les DOM sont concernés par la DSN);
- Les employeurs de la fonction publique (sauf sur la base du volontariat)
- Les employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre DSN
- Établissem*nts nouvellement entrés en DSN qui n'ont pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN
Ces employeurs doivent déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS-U). Les particuliers-employeurs peuvent quant à eux utiliser le Cesu.
La déclaration sociale nominative fonctionne sur la transmission de deux types de données:
- Des informations issues de la paie en général
- Les signalements d'évènements pour l'Assurance Maladie (signalements d'arrêt maladie, accident du travail, maternité, etc.) et pour Pôle emploi (reprises du travail et signalements de fin de contrat de travail).
Comment effectuer sa déclaration sociale nominative mensuelle?
La déclaration sociale nominative doit être effectuée mensuellement par l’employeur ou son tiers-déclarant (ex: expert-comptable). Cette DSN est produite par son logiciel de paie soit:
- Par dépôt de fichiers
- Par transmission automatisée
Elle doit être transmise le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte (ex: le 5 décembre 2023 pour la paie du mois de novembre 2023).
Le point de dépôt (net-entreprises) examine la DSN déposée notamment sa norme (norme NEODES) et sa cinématique. Si le document est conforme, le point de dépôt envoi:
- Au déclarant un certificat de conformité
- Aux organismes concernés les données collectées et vérifiées
- Au point de stockage CNAV l’ensemble des données
Le point de stockage CNAV contrôle la cohérence des DSN et vérifie ainsi qu’il n’y a pas d’erreur ou de fraude. Une fois les vérifications effectuées par la CNAV:
- La DSN mensuelle est stockée
- Les informations sont fournies à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES)
- Le déclarant reçoit un BIS et les contrôles inter déclarations
Comment effectuer le signalement d'événement?
Lors des évènements ponctuels survenant au cours du mois, le déclarant doit effectuer un signalement d’évènement dans les 5 jours suivants sa connaissance de l’évènement sur son espace dans le portail net-entreprises.fr.
Le point de dépôt net-entreprises transmet, sans contrôle préalable, la déclaration au point de stockage.
Le point de stockage CNAV récupère alors le dossier d’information du salarié concerné puis reconstitue la déclaration.
Les données sont ensuite transmises à l’organisme concerné:
- Pôle emploi pour une fin de contrat de travail
- L’assurance maladie pour un arrêt de travail ou une reprise anticipée du travail
Un retour du compte rendu métier est alors fait sur le tableau de bord du déclarant.
Déclaration sociale nominative et information des salariés
La Déclaration sociale nominative permet de simplifier et de sécuriser la transmission des informations concernant les salariés :
- Les données individuelles utilisées pour le calcul de la paie transmises chaque mois ou chaque trimestre
- Les informations relatives aux évènements tels que les arrêts de travail ou les fins de contrat de travail
Pour garantir la bonne transmission de ces informations, il est nécessaire que le numéro de Sécurité sociale et l'État civil de l'assuré soient correctement enregistrés auprès de la caisse d'assurance maladie du salarié.
Conformément à la loi «informatique et libertés», le salarié peut exercer des droits d’accès et de rectifications de ses données à caractère personnel. Selon la catégorie de données, il peut contacter par courrier les organismes suivants:
- La caisse nationale d'assurance vieillesse des travailleurs salariés (CNAVTS) ou la caisse de retraite de la MSA pour les données permettant d'identifier le salarié (nom, prénom, lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale), les données relatives à son contrat de travail et les données relatives à sa rémunération
- La caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) pour les données relatives aux dates d'arrêt de travail pour maladie, maternité, paternité ou adoption
- La direction générale de Pôle emploi et les organismes de complémentaire santé (mutuelles, assurances ou instituts de prévoyance) pour les données relatives à la fin du contrat de travail
L'organisme concerné prendra ensuite contact avec l'employeur pour que celui-ci effectue les modifications dans le traitement des données de la DSN.
Pour que la demande de rectification du salarié soit effective, il lui est recommandé d'indiquer dans son courrier:
- Son numéro de Sécurité sociale
- Le ou les employeur(s) faisant l'objet de la requête
- La ou les durée(s) souhaitée(s)
Il est également recommandé de fournir une photocopie d'un titre d'identité.
