Bien écrire une lettre professionnelle est essentiel dans le monde du travail. Même si le courriel (e-mail) la remplace de plus en plus, la lettre professionnelle reste un support très important pour les échanges de l’entreprise avec ses différents environnements.
Alors autant ne pas la rater.
La lettre professionnelle : une forme normalisée…
- Une lettre esttoujours conventionnelle dans sa forme: une feuille de format A4, un fond blanc (oublier les lignes ou la couleur), format à l’italienne.
- Une lettre comporte obligatoirementles coordonnées de l’expéditeur, celles dudestinataire,la date et lieu de rédaction.
- Il est recommandé d’y faire figurer unobjet(résumé en deux ou trois mots du motif de la lettre), éventuellement uneréférence(pour l’archivage), le nom du responsable du dossier (notamment s’il est différent du destinataire, ce qui est assez courant avec les administrations).
- Une lettre professionnelle s’adresse à une personne au sein d’une organisation. Si on ne connaît pas le nom de la personne, on s’adresse à la fonction de cette personne: Mme la Directrice, M. le Chargé de Mission.
On commence la lettre par un titre de civilitéMadameouMonsieurou si on ne sait pasMadame, Monsieur. Si le destinataire a un titre particulier, il est d’usage de le mentionner :Madame la Maire,Monsieur le Directeur général,Madame la Députée… - Une lettre professionnelle se termine toujoursune formule de politesse. Celle-ci doit reprendre la civilité utilisée en début de lettre.
- Une lettre professionnelle est toujourssignée. La signature manuscrite (ou scannée) est apposée au-dessous du nom et de la fonction du rédacteur. Le bloc signature est placé plutôt à gauche.
- On peut y faire figurer des pièces jointes (P.J.:). À noter que leur énumération sera la preuve que les documents nécessaires avaient été joints au courrier.
- L’organisation de l’espace de la lettre est normalisée (cf. ci-dessous).
… et des exigences de fond
Au-delà de la forme,une lettre professionnelle a des exigences de fond. La plus importante d’entre-elles : une lettre professionnelle doit traiter d’unsujet spécifique. Ainsi,elle comprend uniquement les informations nécessaires au traitement de ce sujet. N’oubliez jamais: ce qui est hors sujet est inutile et n’a donc n’a pas à être écrit.
Elle doit être compréhensible, c’est-à-dire facile à comprendre,sans risque de doute ou d’interprétationde votre lecteur.
Une construction standard
Une construction standard, c’est une introduction puis un développement et enfin une conclusion.
- Une introductionpermet de situer le contexte, de rappeler les faits et de préparer le lecteur au contenu du message. Il pourra s’agir:
– D’une présentation succincte du motif de la lettre.
– D’un accusé réception de documents ou de messages (cas d’un courrier de réponse).
– D’un rappel des faits qui motivent la lettre.
A noter qu’il vaut mieux éviter de commencer une lettre par « Je ». - Le développementexpose les différents points relatifs au problème exposé. C’est le cœur de votre message.
Un message répond à un but précis(un enjeu). Ainsi, en tant que rédacteur, vous avez quelque chose à demander, à proposer, à rapporter, à expliquer à un destinataire. Parfois, ces objectifs sont combinés.
Les idées sont hiérarchisées de façon logique (si besoin chronologique) pour que le lecteur ait les informations nécessaires à la bonne compréhension de votre message.
On peut s’aider pour cela du questionnement de Quintilien:Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi?.
Enfin, vous devez veiller à rester factuel (exactitude des faits) et rigoureux dans les arguments que vous avancez. - La conclusionintervient quand le message à faire passer est terminé. Elle est brève et s’articule autour d’une phrase de transition de type «nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire» puis de la formule de politesse. La formule de politesse met fin à la communication écrite.
A bon entendeur…
Être signataire d’une lettre professionnelle en dit long sur votre image, ou celle de l’entreprise que vous représentez. Donc, un style rédactionnel sans originalité passera toujours mieux que des fautes d’orthographe ou une syntaxe approximative.
